IT Project Management: Pengertian, Tahapan, hingga Kelebihannya

Assalamu‘alaikum wr. wb.

Hello guys! Kembali lagi bersama Teknoblog di Inzaghi's Blog! Dalam Teknologi (IT), juga sangat dibutuhkan yang namanya Manajemen Proyek.

Sumber Artikel : Plan.io (Blog), Tomps.id, Bakrie.ac.id, Inixindo.id, dan Folarium.co.id (Blogs)

Di era digital yang semakin maju, manajemen proyek teknologi informasi (TI) telah menjadi elemen penting bagi perusahaan dan organisasi yang ingin tetap kompetitif dan berinovasi. IT Project Management merupakan disiplin yang memastikan proyek-proyek teknologi dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal, anggaran, serta memenuhi kebutuhan bisnis. Keberhasilan sebuah proyek TI tidak hanya ditentukan oleh teknologi yang digunakan, tetapi juga oleh kemampuan manajer proyek dalam mengelola sumber daya, waktu, dan risiko secara efisien.

A. Pengertian IT Project Management

Manajemen Proyek TI adalah disiplin yang dirancang untuk para profesional TI agar mereka dapat mengelola proyek dengan baik dan memastikan keberhasilan proyek tersebut. Manajemen Proyek TI mencakup berbagai alat yang membantu dalam berbagai tahap proyek, mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengendalian, hingga pengarahan proyek. Seorang Manajer Proyek bertanggung jawab memimpin dan memastikan kesuksesan jalannya proyek.

Pelatihan Manajemen Proyek TI didasarkan pada kerangka best practice dari Project Management Body of Knowledge (PMBOK) edisi 5 yang diterbitkan oleh Project Management Institute (PMI). Selama pelatihan 3 hari ini, Inxpeople akan mempelajari proses, input, alat dan teknik, serta output dari PMBOK 5 untuk diterapkan dalam proyek pengembangan TI di organisasi atau perusahaan. Setelah menyelesaikan pelatihan ini, Inxpeople akan mampu mengelola proyek TI dengan efektif dan efisien sesuai dengan kerangka PMBOK 5, sehingga dapat meningkatkan keberhasilan implementasi TI dalam organisasi atau perusahaan mereka.

B. Tahapan IT Project Management

Berikut ini adalah beberapa Tahapan IT Project Management :

1. Inisiasi

Tahap ini adalah langkah pertama dalam pengembangan ide proyek. Tujuannya adalah untuk menilai apakah proyek layak dilaksanakan. Pada tahap ini, proyek dirumuskan secara garis besar dan sponsor proyek diidentifikasi. Dokumen penting yang dibuat di tahap ini adalah Project Charter, yang menjelaskan tujuan, ruang lingkup, dan pemangku kepentingan utama.

2. Perencanaan

Setelah inisiasi, tahap selanjutnya adalah membuat rencana proyek secara rinci. Ini mencakup pembuatan jadwal, anggaran, alokasi sumber daya, dan strategi mitigasi risiko. Manajer proyek menyusun Work Breakdown Structure (WBS) untuk memetakan tugas-tugas yang perlu diselesaikan dan membangun garis waktu proyek. Perencanaan yang baik sangat penting agar setiap orang yang terlibat memahami peran dan tanggung jawab masing-masing.

3. Eksekusi

Tahap ini adalah pelaksanaan dari rencana yang telah disusun. Tim proyek mulai mengerjakan tugas-tugas sesuai yang direncanakan. Manajer proyek berperan dalam mengkoordinasikan tim, mengelola komunikasi, dan memastikan segala kegiatan berjalan sesuai dengan jadwal. Produk atau layanan yang dihasilkan mulai terbentuk di tahap ini dan siap untuk diuji.

4. Monitoring

Selama eksekusi, manajer proyek juga melakukan pengawasan untuk memastikan proyek tetap berjalan sesuai rencana. Ini melibatkan pengukuran kinerja, membandingkannya dengan target awal, serta melakukan penyesuaian jika diperlukan. Alat seperti Key Performance Indicators (KPI) dan laporan status proyek digunakan untuk melacak perkembangan dan mengidentifikasi masalah yang perlu diselesaikan.

5. Penutupan

Tahap ini adalah ketika proyek secara resmi dinyatakan selesai. Semua dokumentasi dikumpulkan, hasil proyek dievaluasi, dan laporan akhir disusun. Tim proyek mengadakan pertemuan untuk merefleksikan pelajaran yang diperoleh dan memberikan umpan balik. Semua aset proyek diserahkan kepada pemilik proyek, dan kontrak atau kesepakatan formal ditutup.

6. Tindak Lanjut

Setelah penutupan, dilakukan tindak lanjut untuk memastikan hasil proyek berfungsi sesuai harapan dan memberikan manfaat yang diinginkan. Ini bisa mencakup pemeliharaan sistem, dukungan pengguna, serta evaluasi pasca-proyek untuk menilai keberhasilan proyek. Tindak lanjut membantu memastikan semua tujuan tercapai dan memberikan pelajaran untuk proyek-proyek di masa mendatang.

C. Kelebihan IT Project Management

Manajemen proyek IT yang efektif membawa banyak manfaat bagi insinyur proyek, manajer, klien, dan seluruh anggota tim yang terlibat. Berikut adalah beberapa kelebihan dari penerapan manajemen proyek IT yang baik :

1. Meningkatkan Produktivitas

Manajemen proyek IT yang efektif memungkinkan proyek diselesaikan dengan strategi yang sesuai dengan jenis proyeknya. Dengan tugas yang diatur dan didelegasikan kepada sumber daya yang tepat, proses kerja menjadi lebih efisien. Hal ini meningkatkan produktivitas tim sehingga proyek dapat diselesaikan tepat waktu sesuai dengan rencana yang telah dibuat.

2. Meningkatkan Daya Saing Perusahaan

Kinerja tim atau perusahaan yang baik akan cepat dikenal di industri. Dengan manajemen proyek yang konsisten, perusahaan dapat membangun reputasi yang kuat, meningkatkan daya saing, dan memudahkan dalam mendapatkan proyek baru. Keberhasilan ini juga meningkatkan loyalitas konsumen.

3. Meningkatkan Kepuasan Konsumen

Penggunaan manajemen proyek IT yang berkualitas memastikan produk atau layanan yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan ekspektasi konsumen. Dengan pencapaian proyek yang tepat waktu dan sesuai anggaran, kepuasan konsumen meningkat, dan mereka lebih mungkin untuk kembali menggunakan layanan perusahaan.

4. Meningkatkan Kemampuan Beradaptasi

Dalam dunia teknologi yang terus berkembang, proyek IT sering kali beragam. Dengan manajemen proyek yang baik, kemampuan tim untuk beradaptasi terhadap berbagai jenis proyek meningkat, memungkinkan mereka menangani teknologi terbaru dengan lebih mudah. Hal ini membuat klien lebih percaya untuk menyerahkan proyek mereka.

5. Ekspansi Layanan

Keberhasilan dalam menangani proyek IT dapat membuka peluang ekspansi untuk perusahaan dalam menawarkan layanan tambahan. Dengan strategi yang tepat, perusahaan dapat mempersiapkan penawaran bisnis baru secara terencana dan sistematis, meningkatkan prospek bisnis di masa depan.

6. Kemampuan Menilai Risiko dengan Lebih Baik

Tim yang terlatih dalam manajemen proyek IT mampu memperkirakan risiko yang mungkin terjadi dalam proyek. Pengalaman dari berbagai proyek yang telah diselesaikan membantu tim untuk mengidentifikasi risiko dengan lebih akurat dan melakukan mitigasi risiko dengan lebih terstruktur. Hal ini termasuk membuat target proyek yang realistis, serta memperbarui proyek secara berkala agar sesuai dengan perkembangan teknologi dan jadwal yang ada.

D. Langkah Sukses menjalankan IT Project Management

Sekarang setelah Anda memiliki pengetahuan dasar tentang manajemen proyek TI, saatnya untuk masuk ke rincian tentang cara mengelola proyek Anda sendiri :

1. Temukan Kebutuhan Bisnis atau masalah yang memerlukan Solusi TI

Semua proyek memerlukan alasan untuk ada — dan proyek TI tidak berbeda. Biasanya sebuah proyek dimulai karena salah satu dari dua alasan: entah bisnis memiliki peluang atau kebutuhan pelanggan yang ingin mereka manfaatkan, atau ada masalah yang perlu diperbaiki dengan solusi TI.

2. Temukan seseorang untuk mensponsori proyek

Setiap proyek membutuhkan dukungan dari pemangku kepentingan senior. Hal ini tidak hanya membantu menggerakkan inisiatif, tetapi juga membantu mengamankan pendanaan dan sumber daya yang diperlukan.

Meskipun ini sering bukan pekerjaan seorang Manajer Proyek TI, jika Anda bekerja dalam peran pendukung seperti Manajer Portofolio/Bisnis, Anda perlu memastikan semua proyek memiliki sponsor bisnis yang tepat.

Sponsor bisnis juga perlu mengambil alih tanggung jawab manfaat proyek, membenarkan alasan untuk berinvestasi dalam inisiatif tersebut. Bagaimanapun, proyek yang tidak memberikan manfaat bukanlah proyek yang baik.

Setelah seseorang dari tingkat senior mendukung ide tersebut dan memberikan dukungannya, Anda memiliki lampu hijau untuk melanjutkan.

3. Tentukan Cakupan, Jadwal, dan Anggaran Proyek Anda

Setelah proyek Anda didukung dan manfaatnya didefinisikan, saatnya untuk merencanakan bagaimana mencapai tujuan. Ini dibagi menjadi empat sub-langkah:

Mulailah dengan menilai cakupan proyek Anda. Identifikasi pekerjaan untuk mewujudkan visi Anda dan nyatakan juga apa yang tidak akan dilakukan (apa yang di luar cakupan). Misalnya, Anda mungkin menyebutkan fitur produk baru yang akan dibangun atau perangkat keras baru yang harus dibeli.

Buat jadwal proyek tingkat tinggi. Ada beberapa cara untuk melakukannya, termasuk menggunakan teknik penjadwalan rinci seperti Metode Jalur Kritis (Critical Path Method).

Tentukan sumber daya yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek Anda. Luangkan waktu untuk memeriksa cakupan Anda dan identifikasi item fisik yang Anda perlukan (misalnya, bahan mentah) serta orang-orang yang akan mendukung Anda (misalnya, Pengembang Perangkat Lunak).

Gabungkan semuanya dan anggarkan keseluruhan proyek. Sementara biaya bahan mentah mudah dihitung, beri perhatian ekstra pada biaya sumber daya Anda, seperti menghitung tarif kontraktor harian/mingguan/bulanan.

4. Pilih Metodologi Manajemen Proyek TI yang tepat

Dengan detail tingkat tinggi yang sudah diidentifikasi, selanjutnya Anda perlu memikirkan 'bagaimana' cara Anda menyelesaikan proyek tersebut.

Debat klasik Waterfall vs. Agile akan muncul, tetapi jika Anda tidak bisa memutuskan, Anda juga dapat memilih pendekatan hibrida. Faktanya, studi menunjukkan 21% manajer proyek mengambil jalur ini untuk mendapatkan yang terbaik dari kedua metode tersebut.

Contoh :

Karena proyek TI Georgia adalah pembuatan aplikasi baru dan akan bergantung pada umpan balik rutin dari pemangku kepentingan, dia memutuskan untuk menggunakan pendekatan proyek Agile.

5. Identifikasi risiko utama Anda dan buat rencana manajemen risiko

Sebelum Anda meluncurkan proyek Anda, luangkan waktu untuk mempertimbangkan risiko yang ada di depan Anda. Ini berarti menganalisis lingkungan Anda, merencanakan respons risiko, mengurangi dampak risiko, dan berusaha untuk menyelesaikan proyek dengan aman.

Contoh :

Georgia mempertimbangkan risikonya dengan berdiskusi dengan seorang manajer proyek yang baru saja menyelesaikan proyek serupa. Dengan sistem manajemen pesanan yang semakin tidak stabil dari hari ke hari, risiko utama Georgia adalah jadwal yang panjang, sehingga dia melakukan penyesuaian pada cakupan untuk menyelesaikan proyek lebih cepat.

6. Rencanakan tugas utama dan tonggak pencapaian, lalu mulai eksekusi

Untuk memulai tim Anda, pecahlah cakupan proyek menjadi tugas-tugas penting dan tonggak pencapaian, serta tugaskan kepada anggota tim terbaik untuk pekerjaan tersebut. Saat melakukan ini, Anda akan mulai melihat jadwal proyek Anda berjalan (dan juga mengidentifikasi potensi hambatan atau penghalang sebelum terjadi).

Agar lebih mudah, kami menyarankan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek TI seperti Planio yang membantu Anda merencanakan dan memvisualisasikan seluruh proyek di satu tempat. Dengan Planio, Anda dapat melihat semua tugas proyek baik dalam bentuk diagram Gantt, tampilan kalender, atau papan Kanban.

7. Pantau kemajuan, dapatkan umpan balik, dan berikan pembaruan

Khususnya dengan metodologi Agile, kunci keberhasilan proyek adalah terus memantau kemajuan, mendapatkan umpan balik dari pemangku kepentingan, dan memperbarui cara kerja Anda saat berjalan.

Sebagai manajer proyek TI, penting untuk selalu waspada, secara aktif menghindari perluasan cakupan, melebihi anggaran, risiko yang tak terduga, dan keterlambatan jadwal.

8. Persiapkan peluncuran dan penutupan

Saat Anda semakin mendekati penyelesaian, Anda perlu mempersiapkan peluncuran proyek atau produk baru Anda. Berikut beberapa langkah yang perlu dipertimbangkan selama fase penutupan dan peluncuran:

• Uji sepenuhnya sistem TI baru Anda, pastikan stabil dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
• Dokumentasikan semua catatan teknis Anda untuk referensi tim di masa depan.
• Siapkan pelatihan untuk pengguna — pastikan mereka memiliki keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan.
• Siapkan beberapa anggota tim untuk bersiaga dalam melacak dan memperbaiki bug.
• Ambil pelajaran yang dipetik untuk meningkatkan pengiriman proyek Anda di masa depan.

Mohon maaf apabila ada kesalahan apapun. Terima Kasih 😄😘👌👍 :)

Wassalamu‘alaikum wr. wb.