Cara menulis Email Formal dalam Bahasa Inggris [Writing Tips]

Subyek merupakan hal pertama yang dilihat oleh si penerima email, sehingga apabila kamu tidak menuliskannya dengan benar dan jelas, dapat mengakibatkan si penerima email langsung menghapusnya tanpa membukanya terlebih dahulu. Tuliskan subyek emailmu sesingkat dan sejelas mungkin, dengan kata-kata yang dapat menarik perhatian si penerima email dalam sekali baca.

Tidak seperti bahasa lain, gaya penulisan email dalam bahasa Inggris membutuhkan kata-kata atau kalimat yang singkat dan struktur kalimat yang sederhana. Pisahkan teksmu ke dalam dua atau tiga paragraf sehingga memudahkan para pembaca untuk mengetahui poin penting yang ingin kamu sampaikan.

Saat kamu menulis email dalam bahasa Inggris, kamu tidak hanya menggunakan bahasanya tetapi juga budaya dan kebiasaannya. Para penutur asli bahasa Inggris umumnya suka menggunakan kalimat yang menunjukkan sopan santun dan tata krama saat berkorespondensi melalui email. Pelajari dan gunakan kosakata bahasa Inggris seperti regards, yours sincerely, dan lain sebagainya dalam emailmu.

Jangan pernah mengirim email tanpa mengecek ulang atau membaca kembali apa yang sudah kamu tulis. Kesalahan dalam grammar, typo, dan lain sebagainya merupakan hal yang sering terjadi dan dapat membuatmu terlihat tidak profesional dan ceroboh. Semua hal tersebut dapat dihindari jika kamu lebih teliti sebelum mengirim. Maka, biasakanlah mengecek kembali sebelum mengirim.

Pastikan email yang kamu kirim berisi informasi penting mengenai dirimu atau perusahaanmu pada bagian Signature di bawah. Hal yang sebaiknya kamu sertakan dalam signature emailmu adalah :

Umumnya, sebuah email terdiri dari 3 bagian berikut :

Caramu menuliskan pengantar email akan bergantung kepada hubunganmu dengan orang yang menerima email, namun semua email harus diawali dengan salam pembuka. Dalam sebuah email resmi, salam pembuka yang paling cocok untuk mengawali email adalah :

Selanjutnya, Anda perlu menuliskan kalimat pembuka yang menjelaskan maksud dan tujuan dari email tersebut. Kalimat ini harus konsisten dengan subyek email. Kamu dapat memperkenalkan dirimu secara singkat seperti misalnya “Hi, my name is…..”. Hindari kalimat yang panjang karena akan membuat orang malas membacanya kemudian lanjutkan kalimatmu dengan :

Jika kalian menulis email untuk mengirimkan sebuah informasi, kalian dapat mengawalinya dengan kalimat berikut :

Jika kamu hendak membalas email yang telah kamu terima sebelumnya, kamu dapat mengatakan :

Untuk bagian ini, tidak ada formula yang pasti karena isi dari teks utama akan bervariasi tergantung dari apa yang hendak kamu komunikasikan kepada si penerima. Beberapa aturan dasar untuk ini adalah teksnya sebaiknya dibagi ke dalam paragraf pendek-pendek dan hindari kata singkatan atau akronim, yang sebaiknya hanya digunakan untuk email yang bersifat tidak resmi saja.

Kata penutup yang umum digunakan dalam email adalah sebagai berikut :

Setelah tujuan menulis email diketahui , kita bisa mulai menyusun pesan yang pada dasarnya terdiri dari Pembuka (Greeting), Isi atau Maksud dalam menulis email (Reason for Writing), Permintaan (Request), dan Penutup (Ending) beserta penantian balasan pesan yang ditandai frase ‘look forward to’.

Dalam beberapa situasi, kita bisa juga memasukkan unsur seperti Kabar  Lain (Other News) dalam pesan kita.

Pastikan untuk memisahkan setiap bagian email kita dalam beberapa paragraf. Email akan lebih mudah dibaca jika disusun dalam beberapa paragraf.

Satu paragraf bisa berisikan setidaknya dua hingga tiga kalimat. Setiap membahas topik baru, buat paragraf baru yang diletakkan dalam baris baru. Berikut ini adalah contoh susunan paragraf dalam sebuah email informal:

Hal yang perlu diperhatikan saat menulis email formal adalah memastikan bahwa kita menggunakan ejaan yang benar dan benar, terutama untuk urusan bisnis dan terlebih lagi saat melamar pekerjaan.

Kesalahan klerikal yang kita buat akan menurunkan nilai dan agen atau perusahaan dapat menilai kita tidak kompeten. Oleh karena itu, penting untuk membaca ulang pesan yang diketik sebelum mengirimnya.

Selain itu, penggunaan alamat email yang profesional dan rapi juga harus diperhatikan.

Hopefully useful for all of you who have read this Article. Semoga bermanfaat :)

Thank you 😄😘👌👍 :)

Wassalammu‘alaikum wr. wb.