Data Entry: Pengertian, Tugas, Tanggung Jawab, hingga Gaji dan Skill yang dimilikinya

Assalamu‘alaikum wr. wb.

Hello guys! Kembali lagi bersama Teknoblog di Inzaghi's Blog! Data Entry merupakan salah satu Pekerjaan yang tugasnya memasukkan dan memperbarui Data ke dalam Database atau Dataset. Buat yang belum tahu apa itu Data Entry, kali ini kita akan membahas tentang Data Entry.

Sumber Artikel : Digitalskola.com (Blog), Kitalulus.com (Blog), Glints.com, dan Dailysocial.id

Banyak orang menyamakan data entry dengan pekerjaan admin, padahal keduanya berbeda. Data entry lebih kepada pekerjaan yang berfokus pada proses input data, sedangkan posisi admin lebih pada mengelola kebutuhan administrasi bisnis. Dengan kata lain, job desk admin lebih luas daripada entry data, yang hanya berfokus pada proses input data.

Biasanya, peran entry data sangat dibutuhkan di industri seperti ritel, transportasi, keuangan, dan perawatan kesehatan.

Data entry adalah salah satu posisi yang hampir ada di setiap perusahaan. Posisi data entry dibutuhkan perusahaan untuk membantu memproses informasi dan memastikan data tersebut akurat dan tersimpan dengan baik.

Sebagian orang ada yang mengira data entry itu sama dengan admin. Apakah benar seperti itu? Nah, agar kamu bisa tahu lebih dalam mengenai posisi data entry, mulai dari pengertian, tugas dan tanggung jawab, gaji hingga lowongannya, simak dalam artikel di bawah ini. ya!

A. Pengertian Data Entry

Data Entry adalah proses mengubah data dari bentuk fisik menjadi data digital yang bisa diolah menggunakan perangkat lunak. Berdasarkan sumber dari Indeed, data entry melibatkan berbagai aktivitas seperti mengetik dan merekam suara untuk kemudian memasukkan data tersebut ke dalam komputer.

Dalam melaksanakan tugasnya, seorang data entry tidak hanya memasukkan data mentah ke komputer, tetapi juga memilah dan memastikan apakah data tersebut relevan atau tidak. Pekerjaan ini memerlukan kecepatan dan ketelitian karena biasanya melibatkan input data dalam jumlah besar dalam waktu yang terbatas.

Sering kali, pekerjaan data entry disamakan dengan pekerjaan admin, padahal keduanya berbeda. Data entry lebih berfokus pada proses input data, sementara pekerjaan admin mencakup pengelolaan kebutuhan administrasi perusahaan. Dengan kata lain, tanggung jawab admin lebih luas daripada data entry yang hanya berpusat pada penginputan data.

Posisi data entry biasanya sangat dibutuhkan di berbagai sektor industri, seperti ritel, transportasi, keuangan, dan pelayanan kesehatan.

B. Tugas dan Tanggung Jawab Data Entry

Tanggung jawab utama seorang data entry meliputi memasukkan, memverifikasi, mengedit data yang dimiliki oleh perusahaan, serta menjaga kerahasiaan informasi yang diproses. Namun, selain sekadar menginput data, berikut adalah beberapa tugas dan tanggung jawab lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan Data Entry : 

1. Memasukkan Data

Tugas inti seorang data entry adalah memasukkan data ke dalam database atau sistem komputer perusahaan. Data yang diinput bisa berupa teks, angka, atau informasi lain yang relevan dengan pekerjaan atau bisnis terkait. Dalam menjalankan tugas ini, seorang data entry harus memiliki perhatian terhadap detail dan ketelitian yang tinggi untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan benar dan akurat.

2. Koreksi dan Verifikasi Data

Seorang data entry juga bertanggung jawab untuk memeriksa dan memperbaiki kesalahan pada data sebelum diinput. Mereka harus memastikan bahwa data telah diverifikasi dengan benar sesuai dengan pedoman yang diberikan oleh perusahaan.

3. Menjaga Kerahasiaan Data

Salah satu tugas penting dari seorang data entry adalah menjaga kerahasiaan informasi yang mereka proses. Setiap perusahaan biasanya memiliki kebijakan privasi dan keamanan yang berbeda. Oleh karena itu, jika Anda bekerja sebagai data entry freelance, Anda harus menjaga kerahasiaan data sesuai dengan kebijakan privasi dan keamanan yang ditetapkan oleh masing-masing perusahaan. Selain itu, Anda juga harus melindungi data pribadi atau sensitif lainnya yang bisa menimbulkan kerugian bagi perusahaan atau individu jika terjadi kebocoran.

4. Mengatur Data

Data Entry juga memiliki tanggung jawab untuk mengelola data yang telah dimasukkan ke dalam sistem komputer atau database perusahaan. Biasanya, tugas pengelolaan data ini mencakup beberapa aktivitas seperti :

• Mengkategorikan data
• Mengindeks data
• Mengelompokkan data

Proses pengelolaan ini dilakukan agar perusahaan dapat dengan mudah mengakses dan mengelola data yang telah diinput sebelumnya.

5. Kolaborasi dengan Tim

Meskipun pekerjaan Data Entry sering dilakukan secara mandiri, ada kalanya mereka perlu bekerja sama dengan tim lain. Biasanya, kolaborasi ini bertujuan untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan sesuai dengan kebutuhan dari masing-masing tim. Oleh karena itu, seorang data entry perlu memiliki kemampuan komunikasi dan kolaborasi yang baik.

6. Melakukan Transkrip Data

Salah satu tugas lain dari seorang data entry adalah melakukan transkripsi data, yaitu memindahkan data dari format audio, video, atau gambar ke dalam bentuk teks secara lengkap tanpa mengubah, menambah, atau mengurangi informasi yang ada. Jadi, seorang data entry harus terbiasa dengan memasukkan dan memindahkan data dari berbagai format.

7. Menyiapkan Laporan dari Data

Data entry sering kali diminta oleh departemen perusahaan untuk menyiapkan laporan yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Dalam menyusun laporan ini, data entry bisa menggunakan visualisasi dari data yang telah dimasukkan sebelumnya.

8. Menguji Sistem Database

Tugas lainnya adalah menguji sistem database baru atau pembaruan perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan. Jika kamu bekerja sebagai data entry full-time, biasanya perusahaan akan melakukan pembaruan perangkat lunak, dan di sinilah peranmu sebagai data entry diperlukan untuk menguji sistem database tersebut.

Selain tugas-tugas yang telah disebutkan, seorang data entry juga mungkin memiliki tanggung jawab lainnya tergantung pada kebijakan perusahaan.

C. Skill yang diperlukan Data Entry

Dalam perusahaan, peran data entry sangat penting untuk mengurangi beban administrasi, meningkatkan efisiensi biaya, serta memastikan bahwa data berasal dari sumber yang tepat. Oleh karena itu, data entry perlu memiliki sejumlah keterampilan berikut untuk mendukung pekerjaannya :

1. Mengoperasikan Komputer

Keterampilan utama yang harus dimiliki oleh seorang data entry adalah kemampuan untuk mengoperasikan komputer dengan baik. Hal ini penting agar mereka bisa memasukkan dan mengedit data secara efektif dan efisien. Program yang wajib dikuasai mencakup Microsoft Excel dan Microsoft Word, yang digunakan untuk mengolah data angka dan menyusun laporan.

2. Mengetik Cepat dan Cermat

Seorang data entry harus memiliki kemampuan mengetik dengan cepat karena mereka akan menangani banyak data setiap hari dalam waktu yang terbatas. Selain kecepatan, akurasi juga sangat penting untuk memastikan data dimasukkan tanpa kesalahan.

3. Detail dan Teliti

Selain kemampuan mengetik cepat, seorang data entry juga harus sangat teliti dan memperhatikan detail. Konsentrasi tinggi diperlukan saat bekerja untuk menghindari kesalahan input atau hilangnya data. Kesalahan dalam data dapat memengaruhi aspek penting lain seperti pengambilan keputusan, laporan keuangan, dan laporan penjualan.

4. Komunikasi Lisan dan Tulisan

Kemampuan komunikasi sangat penting dalam berinteraksi dengan manajer, anggota tim, atau pelanggan. Selain itu, keterampilan menulis juga sangat dibutuhkan untuk memastikan tata bahasa dan ejaan yang benar dalam setiap informasi yang dimasukkan. Jika bekerja secara remote, sebagian besar komunikasi akan dilakukan secara tertulis, sehingga penguasaan komunikasi lisan dan tertulis menjadi sangat penting.

5. Kemampuan Organisasi dan Manajemen Waktu

Setiap hari, seorang data entry harus memasukkan berbagai informasi dari berbagai sumber dan dalam berbagai format. Oleh karena itu, keterampilan manajemen waktu sangat dibutuhkan agar semua data dapat diinput dengan benar dan selesai tepat waktu.

Selain itu, kemampuan organisasi juga sangat penting. Data yang dimasukkan harus disimpan dengan rapi dan terstruktur untuk memastikan bahwa tidak ada informasi yang hilang atau rusak. Dengan demikian, dokumen dan data tersebut akan mudah ditemukan saat dibutuhkan di kemudian hari.

D. Jenis-jenis Peranan Data Entry

Jika Anda mencari berbagai lowongan pekerjaan di berbagai platform kerja, Anda akan menemukan beberapa peran terkait data entry yang lebih spesifik sesuai dengan tugasnya. Berikut beberapa di antaranya :

• Data Entry Clerk : Bertanggung jawab untuk memasukkan data numerik dan alfabetik.
• Data Entry Keyer : Bertugas menyalin data dari hardcopy ke dalam sistem komputer, melakukan pemindaian dokumen, dan tugas serupa lainnya.
• Transcriptionist : Bertanggung jawab mentranskripsi rekaman audio atau video menjadi dokumen tertulis.
• Proofreader : Melakukan pengecekan tata bahasa dan tanda baca dalam dokumen.
• Word Processor atau Typist : Membantu dalam pembuatan laporan dan korespondensi.

E. Gaji Data Entry

Di Indonesia, gaji untuk posisi data entry full time umumnya berkisar antara 4 hingga 17 juta rupiah per bulan (Sumber: Glassdoor). Berikut ini adalah kisaran gaji data entry full time di beberapa perusahaan Indonesia menurut Glassdoor :

• Grab : Rp. 4,6-6 Juta/Bulan
• The Global Fund : Rp. 4,5-5 Juta/Bulan
• Traveloka : Rp. 6-7 Juta/Bulan
• Bank Indonesia : Rp. 8-9 Juta/Bulan
• Kalbe Nutritionals : Rp. 4-5 Juta/Bulan

Sementara itu, untuk Data Entry Freelance, mengutip dari Indeed, ZipRecruiter, dan Upwork, berikut kisaran gajinya per proyek :

• Data Entry Clerk : Mulai dari Rp. 281 Ribu/Project
• Data Entry Keyer : Mulai dari Rp. 294 Ribu/Project
• Transcriptionist : Mulai dari Rp. 232 Ribu/Project
• Proofreader : Mulai dari Rp. 248 Ribu/Project
• Word Processor/Typist : Mulai dari Rp. 201 Ribu/Project

Itulah Pembahasaan mengenai Pengertian, Tugas, Tanggung Jawab, hingga Gaji dan Skill yang dimilikinya oleh Data Entry.

Mohon maaf apabila ada kesalahan apapun. Terima Kasih 😄😘👌👍 :)

Wassalamu‘alaikum wr. wb.