[TUTORIAL] Cara menggunakan Notion untuk Pemula

Assalamu‘alaikum wr. wb.

Hello guys! Notion sangat diperlukan bagi yang ingin mencatat sesuatu. Kali ini, kita akan memberikan Tutorial Cara menggunakan Notion.

Sumber Artikel : Nira.com, Thesweetsetup.com, Store.Sirclo.com (Blog), dan Bagirbahana.Medium.com

Notion adalah sebuah alat yang tidak dapat digolongkan secara konvensional.

Daripada menjadi alat untuk tujuan tertentu, ini adalah alat yang dapat Anda gunakan untuk hampir semua hal yang berhubungan dengan memanipulasi data digital. Anda dapat menggunakannya untuk menulis dokumen teks sederhana, membuat basis pengetahuan yang besar dan kompleks, mencatat catatan dari kuliah universitas, atau membangun Kanban yang saling terkait untuk mengelola beberapa proyek rekayasa.

Dalam posting ini, semuanya akan menjadi jelas tentang bagaimana alat serbaguna ini berfungsi - untuk mencatat, membuat dokumen, melacak tugas dan proyek, dan banyak lagi.

A. Pengertian Notion

Notion adalah sebuah platform kerja serba guna yang memungkinkan individu dan tim untuk mengorganisir pekerjaan dan informasi mereka. Notion menyediakan berbagai alat untuk membuat dan mengelola catatan, dokumen, basis data, proyek, dan lainnya. Notion dikenal karena fleksibilitasnya dan dapat digunakan untuk organisasi pribadi, kolaborasi tim, dan manajemen pengetahuan.

Notion Pricing

Notion memiliki 4 (Empat) jenis keanggotaan :

Berlangganan bulanan, rencana Pribadi seharga $5 (~ Rp. 79.500), sedangkan Team Plans seharga $10 (~ Rp. 159.000).

Penting untuk mengetahui bahwa Notion tidak dapat digolongkan secara tradisional. Daripada menjadi beberapa alat yang digabungkan, ini sebenarnya adalah satu ruang digital yang dapat disesuaikan secara tak terbatas yang memiliki template siap pakai untuk memudahkan pembuatan dokumen, perencanaan pekerjaan, pelacakan dan pengelolaan proyek, membuat basis pengetahuan, dan struktur catatan dan kliping.

Tidak ada batasan yang jelas antara area fungsionalitas ini.

Di sisi lain, fleksibilitas yang sangat besar tersebut berarti pada awalnya kurang intuitif dibandingkan dengan paket aplikasi yang lebih standar.

Ini membingungkan pada awalnya untuk menemukan, misalnya, bahwa Notion akan memungkinkan Anda membuat database di tengah dokumen. Tidak seperti spreadsheet, ini adalah database sejati di mana setiap selnya adalah halaman Notion sendiri. Anda dapat menempatkan apa pun yang Anda inginkan di halaman-halaman tersebut, termasuk alat manajemen proyek, kalender, konten dari segala jenis, dan bahkan database lainnya.

Untuk selengkapnya mengenai Harga dari berlangganan di Notion, silakan lihat di sini.

B. Alat Utama Notion

Sebelum menjelaskan cara memanfaatkan Notion, penting untuk memahami komponen utama yang disediakan oleh aplikasi ini.

Notion memungkinkan integrasi antara aspek kehidupan pribadi dan profesional. Pengguna dapat membuat papan, kalender, tabel, halaman, dan daftar langsung dari dasbor aplikasi ini.

Pengguna juga diberi opsi untuk menggunakan templat bawaan yang disediakan oleh aplikasi.

Jika sedang mencari inspirasi, Notion Pages merupakan sumber daya tempat pengguna berbagi templat untuk berbagai keperluan.

Notion menyediakan empat alat utama yang dapat dimanfaatkan, mulai dari alat terkait basis pengetahuan, catatan dan dokumen, spreadsheet dan database, hingga tugas dan proyek. Berikut adalah rincian lebih lanjut mengenai masing-masing alat tersebut.

1. Knowledge Base

Knowledge Base di Notion bertujuan untuk membantu menjaga keteraturan informasi yang melimpah di dunia digital. Ini memberikan solusi untuk mengatasi potensi kebingungan saat mengelola jumlah informasi yang besar.

Knowledge Base berfungsi sebagai ruang khusus di mana pengguna dapat membuat database yang berisi berbagai jenis file media. Tujuannya adalah mengintegrasikan dan menyimpan informasi secara terpusat.

2. Catatan dan Dokumen

Dikutip dari Systems Up, Notion Notes memungkinkan pengguna memanfaatkan lebih dari 30 jenis file media, mulai dari audio dan video hingga file dan gambar. Ini menjadikan catatan lebih dari sekadar teks biasa.

Pengguna dapat menambahkan catatan ke dalam teks lain, menciptakan pengingat pribadi atau mencatat hal-hal yang ingin diakses kembali di masa mendatang.

Selain itu, setelah selesai, catatan tersebut dapat dibagikan dengan anggota tim lainnya. Alat Notion Notes menawarkan berbagai fitur, bahkan mampu menjadi alternatif bagi platform seperti Google Docs atau Evernote.

3. Spreadsheet dan Database

Untuk menjaga tingkat produktivitas, penting untuk memiliki keteraturan dalam pekerjaan. Notion Spreadsheet hadir sebagai solusi untuk tujuan tersebut.

Melalui alat ini, pengguna dapat melakukan kolaborasi secara langsung dengan rekan tim atau klien, sambil menyimpan semua dokumen penting di satu lokasi terpusat.

4. Tugas dan Proyek

Dengan hanya beberapa klik, Notion memfasilitasi delegasi tugas atau penataan proyek agar lebih terstruktur bagi seluruh tim.

Tim dapat mengaktifkan notifikasi desktop, memastikan bahwa setiap perubahan yang dibuat akan segera diketahui oleh seluruh anggota tim.

C. Penggunaan Notion dalam Bisnis

Mari kita bahas cara menggunakan Notion. Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, aplikasi ini dapat digunakan untuk keperluan pribadi maupun kerja kolaboratif. Selanjutnya, Notion dapat digunakan secara efektif untuk mengelola bisnis. Berikut adalah beberapa cara menggunakan Notion untuk merancang bisnis Anda.

1. Membuat Tim

Salah satu cara menggunakan Notion untuk mengorganisir bisnis adalah dengan membentuk tim melalui platform ini. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menciptakan ruang kerja yang terstruktur, menjaga proyek-proyek tetap teratur. Sebagai contoh, perusahaan desain web dapat mengatur tim desain grafis, tim penulisan konten, dan tim pengembang web.

Dengan menggambarkan setiap tim ini di Notion, setiap kelompok dapat fokus pada tugas mereka dalam pekerjaan yang spesifik, memungkinkan mereka untuk menyelesaikan proyek dengan lebih efisien.

2. Memberikan Tugas ke Anggota Tim

Cara penggunaan Notion lainnya adalah dengan memberikan tugas langsung kepada anggota tim. Pemimpin atau kepala perusahaan dapat menetapkan tugas spesifik kepada anggota tim tertentu. Misalnya, dalam sebuah perusahaan desain grafis, seorang penulis konten dapat diberikan tugas khusus oleh klien yang membutuhkan layanan yang sama seperti sebelumnya.

Memberikan tugas langsung ini membantu membagi tanggung jawab di antara anggota tim, memastikan bahwa setiap anggota dapat berfokus pada tugas mereka sendiri. Selain itu, memberikan tugas dengan cara ini mempermudah pemimpin untuk memonitor dan mengevaluasi kinerja karyawan.

Dengan demikian, Notion tidak hanya menyediakan platform untuk kerja kolaboratif, tetapi juga dapat dioptimalkan untuk pengelolaan tim dan proyek dalam konteks bisnis.

3. Membuat Kalender

Salah satu cara efektif menggunakan Notion adalah dengan membuat kalender. Fitur kalender Notion adalah alat yang sangat bermanfaat di dalam ruang kerja, terutama untuk keperluan bisnis.

Kalender Notion memungkinkan karyawan dan anggota tim untuk dengan mudah memvisualisasikan tugas, tanggal penting, jadwal acara, dan mengorganisir keterkaitannya.

Melalui kalender kelompok, setiap anggota tim dapat menyelaraskan berbagai komponen proyek kolaboratif, memastikan penyelesaian yang tepat waktu dan efisien bagi klien.

4. Membuat Outline Proyek

Untuk bisnis yang mengelola berbagai proyek untuk berbagai klien, penggunaan Notion dalam membuat outline proyek menjadi sangat penting.

Dengan Notion, kamu dapat memisahkan dan mengorganisir setiap proyek secara terperinci, mencegah kebingungan yang dapat menghambat progres.

Menguraikan proyek dengan menetapkan ruang kerja yang khusus untuk setiap proyek memungkinkan anggota tim untuk memonitor kemajuan dengan lebih efisien. Identifikasi kesalahan atau keterlambatan menjadi lebih mudah dan cepat dilakukan.

Outline proyek juga memfasilitasi perencanaan waktu yang lebih baik dan membantu dalam mengantisipasi batas waktu penyelesaian proyek. Dengan memastikan penggunaan waktu yang efisien, keterlambatan dapat dilaporkan dengan cepat kepada klien, mendorong tim untuk bekerja lebih keras dan menutupi setiap keterlambatan yang mungkin terjadi.

5. Pembuatan Situs Web

Notion dapat digunakan untuk membuat situs web dengan fitur pembuatan situs web gratis. Dengan sejumlah template yang tersedia, proses pembuatan situs web menjadi lebih sederhana. Ini sangat berguna baik untuk kebutuhan internal maupun untuk klien.

6. Menetapkan Target Bulanan

Menetapkan dan memvisualisasikan target bulanan merupakan langkah lainnya dalam menggunakan Notion. Menetapkan target ini sangat krusial untuk keberhasilan bisnis.

Dengan Notion, target bulanan tim dapat diilustrasikan dan ditempatkan dengan mudah di dasbor, memungkinkan setiap anggota tim untuk tetap fokus dan memantau kemajuan. Pemantauan ini tidak hanya memudahkan perkiraan pencapaian tujuan, tetapi juga berfungsi sebagai penunjuk tingkat produktivitas.

D. Cara menggunakan Notion

1. Versi Web

Pertama, bukalah Situs Notion.so terlebih dahulu. Kemudian, klik "Login" pada bagian Atas Kanan.

Kemudian, masuklah dengan Akun Google dan pilihlah Akun Google Anda.

Jika sudah, Anda akan ditanya tentang Penggunaan Notion. Misalnya, kita pilih "For Personal use" untuk Penggunaan Pribadi. Setelah itu, klik "Continue".

Setelah itu, tunggu saja beberapa saat. Dan jika sudah selesai, maka akan seperti ini tampilannya :

2. Versi Desktop

Pertama, bukalah Situs Notion.so terlebih dahulu. Kemudian, klik "Get Notion Free" pada bagian Atas Kanan.

Kemudian, bukalah File Explorer dan carilah Aplikasi Notion yang telah kamu Download tadi, dan klik pada Aplikasi Notion. Setelah itu, tunggulah sampai Proses Setup Loading-nya selesai.

Kemudian, lakukan Login seperti Notion di Web ke Akun Google. Lalu, akan seperti ini tampilannya :

3. Versi Mobile

Pertama, bukalah Google Play Store (Android) atau App Store (iOS). Kemudian, klik "Install" dan tunggulah beberapa saat kemudian.

Jika sudah, masuklah dengan Akun Google Anda.

Jika sudah, maka kamu bisa menggunakan Aplikasi Notion di Ponsel untuk menulis sesuatu.

E. Fitur-fitur Notion

Pada artikel ini, kami akan membagikan beberapa cara umum dan mudah untuk memulai dan memahami dasar-dasar penggunaan aplikasi Notion.

1. Membuat Block, Tulisan, dan Halaman

Notion didasarkan pada blok. Sebuah blok bisa berupa paragraf teks atau gambar. Ini juga bisa berupa kalender atau grafik Kanban. Ada lebih dari 50 jenis blok yang tersedia di Notion dan lebih banyak lagi yang terus ditambahkan.

2. Halaman Pribadi

Personal Home dapat berfungsi sebagai dashboard pribadi atau beranda yang menyatukan berbagai aspek kehidupan atau pekerjaan Anda. Ini dapat mencakup widget, tautan ke halaman atau database penting, dan mungkin juga memberikan gambaran singkat tentang kegiatan harian atau mingguan Anda.

3. Catatan Cepat (Quick Note)

Halaman ini mungkin dirancang untuk membuat catatan cepat. Fitur ini memungkinkan Anda dengan cepat menulis dan menyimpan ide atau informasi tanpa perlu membuat struktur dokumen yang kompleks.

4. Task List

Halaman ini kemungkinan berisi daftar tugas atau proyek yang perlu Anda selesaikan. Ini bisa termasuk tugas-tugas harian, tenggat waktu, dan status kemajuan. Notion sering digunakan untuk manajemen tugas dan proyek.

5. Journal

Journal pada umumnya digunakan untuk mencatat pengalaman harian atau pikiran reflektif. Dalam konteks Notion, halaman ini mungkin memuat entri jurnal harian atau mingguan yang dapat Anda tambahkan seiring waktu.

6. Reading List

Halaman Reading List mungkin dirancang untuk mencatat buku, artikel, atau sumber bacaan lain yang ingin Anda baca. Anda dapat menyimpan daftar bahan bacaan yang menarik dan mungkin menambahkan catatan atau ulasan setelah membacanya.

F. Penggunaan Fitur Notion

Berikut ini adalah beberapa Penggunaan Fitur pada Notion.

1. Menambahkan Halaman

Jika ingin menambahkan Halaman baru di Notion, klik Tombol Tambah (➕) "Add New Page" pada Samping Kiri.

Kemudian, namailah Halaman sesuai dengan kebutuhanmu. Jika ingin membuat Sub-Halaman, ketik saja /page.

Jika ingin menambahkan Gambar di Notion, klik saja pada bagian "Add Cover".

Kemudian, Anda bisa memilih Cover yang sesuai dengan hati Anda.

2. Untuk Dokumen

Berikut ini adalah beberapa hal untuk penggunaan Dokumen dengan Notion.

a. Menambahkan Tabel

Jika ingin menambahkan Tabel, klik saja pada "Table" atau ketik "Table" dan pilihlah lalu Enter.

Selanjutnya, pilihlah "New Database".

Dan aturlah Tabel sesuka hatimu.

Selanjutnya, jika ingin membuat Board tinggal klik saja pada bagian "Board". Maka otomatis akan dibuatkan secara otomatis.

Selanjutnya, pilihlah "Table" untuk membuat Tabel pada bagian Board.

c. Menambahkan Gambar

Jika ingin menambahkan Gambar, maka klik "Add Cover" pada bagian atas. Setelah itu, Gambar-nya secara Acak sudah muncul.

d. Menambahkan Komen, Pengingat (Reminder), dan Mentions

Notion memungkinkan Anda memberikan komentar pada teks dan menyebut/menandai pengguna lain. Namun, perlu diperhatikan bahwa Anda tidak dapat menyebutkan pengguna yang tidak menggunakan Notion, sehingga untuk mendapatkan yang terbaik dari fitur ini, setiap orang perlu memiliki akun.

Dengan menyebutkan seseorang, Notion akan memberi tahu mereka atas nama Anda dengan menyebutkan tersebut, sebuah proses yang sudah umum digunakan pada alat-alat pembuatan dokumen kolaboratif lainnya.

Komentar dapat ditemukan, bukan pada menu blok standar, tetapi dengan mengklik blok itu sendiri.

Anda juga dapat mengatur pengingat, termasuk waktu dan tanggal. Notion akan memberi tahu Anda melalui aplikasi desktop jika dibuka, dan juga akan mengirimkan email, pesan teks, serta memberi notifikasi push desktop jika opsi tersebut diaktifkan.

e. Menggunakan Catatan

Notion juga dapat digunakan sebagai aplikasi pencatat catatan. Terdapat ekstensi peramban yang diiklankan sebagai Web Clipper, tetapi sebenarnya adalah jalan masuk ke seluruh dunia Notion.

Anda dapat mengunduhnya untuk Chrome di sini, dan untuk Firefox di sini.

Setelah diinstal, Notion Web Clipper berada di bilah bookmark peramban Anda. Buka dari sana, dan itu akan menyimpan halaman tempat Anda berada ke ruang kerja Notion Anda. Ini juga memberi Anda kesempatan untuk membuka halaman tersebut langsung dari jendela ekstensi di peramban Anda.

Ketika Anda melakukannya, Anda dapat segera mengakses versi yang disimpan dari halaman tempat Anda berada, dan Notion secara otomatis mengonversinya menjadi dokumen Notion, di mana Anda dapat menambahkan dan mengedit teks serta konten lainnya, menyebut orang, mengatur pengingat, memindahkan teks dan gambar, dan banyak lagi.

Namun, Anda juga dapat menggunakan Notion untuk membuat catatan kelas, buku, atau pertemuan. Catatan ini dapat dibagikan dengan orang lain, selama mereka juga memiliki akun Notion. Dan akun Notion dengan fitur penuh tersedia secara gratis jika Anda memiliki alamat email akademis (tidak harus berakhiran .edu).

Berikut adalah cara melakukannya.

Buka Notion dan buat halaman baru. Di menu Halaman, pergi ke "Template" dan buka menu Pendidikan. Di sana, Anda akan menemukan "Catatan Kelas" sebagai template. Pilih itu, dan halaman ini akan berfungsi sebagai repositori sentral untuk semua catatan Anda, atau semua catatan Anda dalam suatu mata pelajaran.

Dan masih banyak lagi tentang penggunaan Notion. Mohon maaf apabila ada Kesalahan sedikitpun.

Terima Kasih 😄😘👌👍 :)

Wassalamu‘alaikum wr. wb.